Betalen in de kapsalon: welke mogelijkheden zijn er?

Na een knipbeurt, kleuring of andere behandeling moet er natuurlijk ook worden afgerekend. Contant betalen kan nog steeds, maar er zijn inmiddels verschillende digitale manieren om te betalen. Welke betaalmogelijkheden zijn er eigenlijk en waar kun je als kapper op letten?

Pinnen in de kapsalon

Pinnen is voor veel klanten een vertrouwde manier om af te rekenen. Met een pinapparaat kunnen klanten bijvoorbeeld met hun betaalpas, telefoon of smartwatch betalen.

Heb je een vaste salon, dan staat het apparaat meestal bij de kassa of balie. Het is handig om vooraf te kijken welke betaalmethoden het apparaat ondersteunt en welke verbinding ervoor nodig is.

Werk je met een kassasysteem? Controleer dan ook of het pinapparaat daarmee kan worden gekoppeld. Zo voorkom je dat je bedragen steeds handmatig op verschillende apparaten moet invoeren.

Mobiel pinnen

Niet iedere kapper werkt vanuit een vaste salon. Misschien knip je klanten thuis, werk je op verschillende locaties of verzorg je haar en make-up op locatie voor bijvoorbeeld een bruiloft.

Werk je op locatie, dan kun je klanten bijvoorbeeld laten pinnen met mobiel. Met SoftPOS-technologie maak je van je smartphone een pinapparaat. Klanten kunnen dan contactloos bij je afrekenen, zonder dat je een aparte pinautomaat nodig hebt.

Controleer vooraf of je smartphone geschikt is voor deze betaaloplossing. Let bij gebruik op locatie ook op je internetverbinding en zorg dat je telefoon voldoende is opgeladen.

Contant betalen

Ook contant betalen blijft een mogelijkheid. Als je contant geld accepteert, moet je rekening houden met een kas en voldoende wisselgeld.

Daarnaast is het belangrijk om contante betalingen net als andere betalingen goed in je administratie te verwerken. Werk je met een digitaal kassasysteem, dan kun je daar meestal verschillende betaalmethoden in registreren.

Betaalverzoek of QR-code

Een andere mogelijkheid is betalen via een betaalverzoek of QR-code. De klant scant bijvoorbeeld een code of opent een betaallink en rekent vervolgens via de eigen bankomgeving af.

Dit kan handig zijn wanneer je geen betaalautomaat bij de hand hebt of wanneer een klant op een later moment moet betalen. Controleer bij het gebruik van een betaalverzoek wel altijd of de betaling daadwerkelijk is ontvangen.

Vooraf betalen bij een online afspraak

Heb je een online afsprakensysteem? Sommige systemen bieden ook de mogelijkheid om een behandeling vooraf geheel of gedeeltelijk te laten betalen.

Dat hoeft niet voor iedere kapsalon relevant te zijn. Bij langere behandelingen, uitgebreide kleurbehandelingen of afspraken waarvoor veel tijd wordt gereserveerd, kan vooraf betalen of een aanbetaling onderdeel zijn van de manier waarop je afspraken organiseert.

Waar let je op bij het kiezen van een betaalmethode?

Welke betaalmethode handig is, hangt vooral af van hoe jouw kapsalon werkt. Kijk daarom niet alleen naar de techniek zelf, maar ook naar wat je klanten verwachten en wat praktisch is voor je administratie.

Wat verwachten je klanten?

Kijk naar wat klanten in jouw kapsalon gewend zijn. In een vaste salon verwachten veel mensen dat ze na de behandeling direct kunnen afrekenen, bijvoorbeeld met pin of contant. Werk je vooral op locatie, dan kan een mobiele betaalmogelijkheid logischer zijn.

Het gaat er dus niet om dat je iedere betaalmethode aanbiedt, maar dat klanten op een manier kunnen betalen die past bij hoe jouw salon werkt.

Koppeling met je boekhouding

Ook voor je administratie kan de betaalmethode verschil maken. Controleer bijvoorbeeld of betalingen automatisch in je kassasysteem of boekhouding terechtkomen, of dat je ze zelf nog moet verwerken.

Hoe minder handmatig werk nodig is, hoe kleiner de kans dat je aan het einde van de dag verschillen moet uitzoeken tussen je kassa, bankrekening en administratie.

Kosten

Aan iedere betaalmethode kunnen kosten verbonden zijn. Bij pinnen kan het bijvoorbeeld gaan om de aanschaf of huur van apparatuur, abonnementskosten en kosten per transactie.

Ook contant betalen is niet per definitie kosteloos. Denk aan tijd voor kasbeheer, het aanhouden van wisselgeld en eventuele kosten voor het afstorten van contant geld bij de bank.

Vergelijk daarom niet alleen de zichtbare kosten van een betaaloplossing, maar ook wat de betaalmethode in de praktijk vraagt van je tijd en administratie.

Hoe en waar je werkt

Een vaste kapsalon stelt andere eisen dan werken aan huis of op locatie.

Bij mobiel werken zijn bereik, internetverbinding en accuduur belangrijker. In een salon kan juist de koppeling met je kassa of boekhouding zwaarder wegen.

Uitbetaling en overzicht

Het is ook handig om te weten wanneer betalingen op je zakelijke rekening verschijnen en hoe je transacties kunt terugvinden.

Zeker wanneer je meerdere betaalmethoden gebruikt, helpt een duidelijk overzicht bij je dagelijkse administratie en bij het controleren van betalingen.

Meerdere betaalmogelijkheden naast elkaar

Je hoeft natuurlijk niet per se voor één betaalmethode te kiezen. In veel kapsalons kunnen verschillende manieren naast elkaar bestaan.

Zo kun je bijvoorbeeld pinnen als standaard betaalmethode gebruiken, contant geld blijven accepteren en een betaalverzoek achter de hand houden voor situaties waarin dat praktisch is.

Welke combinatie het beste werkt, hangt vooral af van je klanten, je manier van werken en hoe je administratie is ingericht.